Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seiner Bekanntgabe vom 13. September 2022 mächtig Wirbel ausgelöst. Darin heißt es, Arbeitgeber seien nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden könne. Nun, da sich der Staub langsam legt, ist der Hinweis geboten, dass das BAG-Urteil zunächst keine unmittelbaren Rechtsfolgen hat. Vielmehr ist nun der ideale Zeitpunkt vorzuschlagen, wie ein zweckmäßiges Management der Arbeitszeiterfassung aussehen könnte.
Regel Nummer 1: Keine Panik!
Wer auch immer die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts hinsichtlich der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit kommentiert, ist gut beraten, sich selbst und allen anderen klarzumachen, dass es keinerlei Anlass für Panik gibt. Grund dafür: Das BAG-Urteil hat die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von Mai 2019 zunächst nur bestätigt. Allerdings hat der Gesetzgeber in Deutschland das EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht bislang noch nicht umgesetzt und in Gesetzesform gegossen. Als Nebenprodukt ist nun im Zuge des BAG-Urteils herausgekommen, dass Zeiterfassung schon jetzt Pflicht ist – und auch durch lokales Recht umgesetzt werden muss. Nicht neu ist allerdings, dass viele Unternehmen genau das unterlassen, insbesondere unter denjenigen, die auf Vertrauensarbeitszeit setzen. Grundsätzlich gilt: Die Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Es gibt nach wie vor kein Gesetz. (Stand April 2024) Stattdessen stellt sich die Frage, wie der Gesetzgeber seine Aufgabe der Zeiterfassung letztlich wahrnehmen wird.
Regel Nummer 2: Seien Sie vorbereitet!
Sich frühzeitig darauf vorzubereiten, der (gesetzlichen) Zeiterfassungspflicht nachzukommen, könnte sich in manchen Fällen als geradezu existenziell erweisen. Angesichts der enormen Anzahl betroffener Unternehmen und je nach Ausgestaltung des Gesetzes könnten einige in die Falle geraten, dass weder ihren Payroll-Dienstleistern noch ihren IT-Dienstleistern ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen, um die Vorgaben des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung umzusetzen.
Und der Druck könnte noch steigen: Schon jetzt sind die Strafen für eine Missachtung der Mitarbeiter-Zeiterfassung beträchtlich. Dennoch ducken sich zahlreiche Unternehmen so lange weg, bis jemand den Rechtsweg beschreitet. Die Erfahrung lehrt: Früher oder später wird jemand klagen, wenn es ihm einen Vorteil verschafft – beispielsweise zum Erzwingen von Auszahlungen. Auch die Möglichkeit, dass Betriebsräte und Gewerkschaften von dem Organklagerecht Gebrauch machen, ist keineswegs unrealistisch.
Regel Nummer 3: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung berührt die Vertrauensarbeitszeit nicht.
Auch weiterhin können Arbeitnehmer nach eigenem Ermessen arbeiten oder Pausen machen, wann sie wollen, solange es der Arbeitgeber zulässt und es dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) entspricht. Die Vertrauensarbeitszeit wird potenziell erst durch die Neufassung des Gesetzes berührt, sobald es vorliegt. Die Vertrauensarbeitszeit wird es auch weiterhin geben – nur wie diese in Zukunft durch HR-Zeiterfassung ausgestaltet wird, ist die interessante Frage.
Regel Nummer 4: Es ist kein Fehler, sondern eine Funktion.
Unternehmen sind gut beraten, das BAG-Urteil nicht als Zwang zu betrachten, das Existierende umzusetzen. Stattdessen kann es als Chance gewertet werden, das Zukünftige aktiv zu gestalten. Hintergrund: Sobald Zeiterfassung nicht nur gesetzliche Pflicht wird, sondern auch konsequent umgesetzt werden muss, ist es unvermeidlich, dass Unternehmen sich mit den zur Verfügung stehenden HR-Technologien auseinandersetzen.
Zugespitzt läuft es dann auf Fragen hinaus wie zum Beispiel:
- Sollen Arbeitszeiten mit der Stempeluhr oder einem mobilen Endgerät elektronisch wie zum Beispiel dem Smartphone erfasst werden, das sowieso jeder griffbereit hat?
- Sollte ein fortschrittlicher Arbeitgeber angesichts von Trends und äußeren Faktoren wie Hybrid Work, Corona-Pandemie und Workation es den Mitarbeitern nicht ohnehin ermöglichen, die Arbeitszeiten wo organisatorisch möglich etwas flexibler zu handhaben?
- Ist es nicht sinnvoll, frühzeitig mit Belegschaften und Betriebsräten in einen Dialog einzutreten, wie sich die Arbeitszeiterfassung von HR am besten regeln lässt?
Moderne HR-IT-Konzepte liefern die Lösungen für morgen
Wie entscheidend die Frage nach der passenden Technologie-Basis ist, zeigt sich beispielsweise an der Performance moderner HR-IT-Systeme wie Workday. Das System unterstützt die Zeitwirtschaft und die Arbeitszeiterfassung idealtypisch dadurch, dass alles in einer Plattform gebündelt wird. Wer die Lösung zur Zeiterfassung bereits nutzt, profitiert davon, dass neben der HR-Administration die sogenannte negative und positive Zeiterfassung bereits in Workday enthalten ist. Weil sich Workday für den mobilen Einsatz via App perfekt eignet, kann auch die Arbeitszeiterfassung jederzeit mobil erfolgen, sei es mit Company Devices oder auf Basis von persönlichen Endgeräten (Bring-Your-Own-Device = BYOD).
Sicher ist schon jetzt:
Es wird künftig nicht dazu kommen, dass Arbeitnehmer ihre Zeiten in Excel-Tabellen einpflegen oder Zettel ausfüllen, denn bereits das EuGH-Urteil lässt keinen Zweifel offen, dass die Dokumentation revisionssicher erfolgen muss. Nicht zuletzt aufgrund der weitreichenden potenziellen Folgen für Themen wie die Entgeltabrechnung und Workforce Planning empfiehlt sich für Unternehmen daher die Zusammenarbeit mit einem HR-IT-Experten, der nicht nur Systemlösungen projektiert und implementiert, sondern auch diese daran gekoppelten Services möglichst vollumfänglich versteht und übernehmen kann.
In unserem Webinar zu den Auswirkungen des BAG-Urteils auf die Zeiterfassung von Mitarbeitern erfahren Sie, wie deutsche Unternehmen ihre HR-Abläufe rechtskonform gestalten können.
