Al bijna tien jaar lang voert Strada tweejaarlijks en in bijna 200 landen een vergelijkend onderzoek naar de complexiteit van de processen rond payroll en loonadministratie. In deze studie houden de onderzoekers van Strada rekening met cruciale factoren zoals fiscale regelgeving, verplichte inhoudingen, bijdragen aan de sociale zekerheid en rapporteringsvereisten. Op basis van dit onderzoek stelt het vervolgens de Global Payroll Complexity Index (GPCI) op, waarin het de 40 landen met de meest complexe salarisadministratie rangschikt.
Met zijn Global Payroll Complexity Index wil Strada bedrijfsleiders, humanresourcesverantwoordelijken en payrollmanagers informeren over de complexiteit van payrolldiensten, tonen dat er een betere manier is om loonadministratie aan te pakken en dat dit niet gewoon een back-end administratief proces is, maar een van dé sleutels om tot winstmaximalisatie te komen. Daarom biedt het rapport cruciale inzichten in trends, complexiteiten en risico’s binnen payrollmanagement, zodat bedrijven proactief stappen kunnen ondernemen om hun payrollprocessen te beheren en de loonkosten te beheersen.
Uit het rapport van 2023 blijkt onder meer dat de complexiteit in het algemeen een lichte daling van 6% vertoont, dat de landen in de top-10 gemiddeld 29% complexer zijn dan de overige dertig, en dat Frankrijk niet alleen het meest complexe land blijft, maar dat de complexiteit van payrollmanagement er sinds 2021 zelfs met 10% is toegenomen. Daarmee is de salarisadministratie er 91% ingewikkelder dan in het land met de eenvoudigste loonadministratie in de top veertig: Saoedi-Arabië. Duitsland, Zwitserland, Italië en Canada vervolledigen met Frankrijk de top vijf. De drie belangrijkste factoren die in de top tien van landen een invloed hebben op de complexiteit zijn verplichte inhoudingen, berekeningen van de bijdrages voor sociale zekerheid en de vereisten van rapportering.
Hoe evolueerde de complexiteit van payroll in België sinds 2021?
België deed het verre van slecht: de complexiteit van de salarisadministratie daalde er tussen 2021 en 2023 met een verdienstelijke 19%. Daardoor zakte het van de derde plaats naar de negende. De daling is te wijten aan de vereenvoudiging van inkomensbelasting, een reductie van het aantal jaren dat gegevens moeten worden bijgehouden en een vereenvoudigde wetgeving inzake gegevensbescherming. De daling van de complexiteit in België is verder ook toe te schrijven aan een vermindering van het aantal gegevensvelden voor loonberekening en -rapportering en het aantal verplichte vergoedingen en aan de classificatie van werknemers op basis van arbeiders- of bediendenjobs.
Toch blijft de Belgische situatie voor loonadministratie erg complex
België doet het in 2023 dus een stuk beter dan twee jaar geleden. Toch blijft de Belgische payrolladministratie erg complex. De redenen hiervoor zijn uiteenlopend. Er is de gekende ingewikkelde politieke situatie met verschillende regio’s en de Belgische drietaligheid, de verplichting om bij het RSZ de Dimona-verklaring in te dienen voor zowel nieuwe werknemers als mensen die uit dienst treden, de plicht om maandelijks te rapporteren bij de overheid en de verplichte opslag van loongegevens gedurende tien tot twintig jaar. Ook de sterke rol van de Belgische vakbonden en de in de wetgeving verankerde cao’s zorgen voor een grotere administratieve complexiteit.
Drie oplossingen om je payrollmanagement (nog) beter aan te pakken
De Global Payroll Complexity Index van 2023 toont aan dat het voor bedrijven noodzakelijk blijft om evoluties binnen payrollmanagement – al dan niet technologisch van aard – goed op te volgen. Wat volgt zijn drie strategieën om dit tot een goed einde te brengen en ervoor te zorgen dat je loonadministratie efficiënt en concurrentieel blijft.
1. Risico’s beheersen en de efficiëntie van je salarisadministratie verbeteren
Bedrijven kunnen risico’s beperken en de efficiëntie van hun payrollactiviteiten en loonberekening verbeteren door de beheersbare factoren goed te managen en veerkrachtig om te gaan met variabelen die ze niet in de hand hebben. Om competitief te blijven zijn moderne technologieën en de kennis van experts over wetten en regelgeving cruciaal. Daarbij houden bedrijven wel best rekening met culturele verschillen en het thema van privacy en gegevensbescherming. Verder kunnen bedrijven de opslag van gegevens vereenvoudigen en zorgen voor een nauwkeurigere payrolladministratie door deze te centraliseren en strategische initiatieven prioriteit te geven.
2. Meer eenvoud in loonadministratie door automatisering van handmatige processen
Door innovatie en expertise te omarmen, kunnen bedrijven zich stevig positioneren in het steeds veranderende payroll-landschap en zich zo wapenen voor de toekomst. Door waar mogelijk handmatige processen te automatiseren, vermijd je fouten en verminder je het risico op niet-naleving. Zo verlaag je de kosten en verbeter je de efficiëntie van je payrolladministratie.
3. Kies voor een datagestuurde aanpak om de complexiteit te beheersen en groei te stimuleren
Omdat de vraag naar informatie binnen de loonadministratie vandaag de dag toeneemt, zijn er steeds meer gegevens nodig om een volledige en consistente payrolladministratie te kunnen bijhouden. Tel daar nog een toename van het aantal transacties bij en je weet meteen waarom de druk op je loonadministratie steeds groter wordt. Door evoluties goed op te volgen, samen te werken met experts en adviseurs en te kiezen voor flexibele payrolloplossingen kunnen bedrijven zich aanpassen aan factoren die ze niet zelf in de hand hebben. Het is ook essentieel om te investeren in de opleiding van professionals, om de kennis van medewerkers over nieuwe regelgeving up-to-date te houden én om bij te blijven met de technologische vooruitgang. Bedrijven die deze adapt-or-die-aanpak omarmen zullen zich met succes kunnen positioneren om klaar te zijn voor de toekomst.
Hoe complex is jouw payroll?
Ontdek hoe complex jouw payrolladministratie is door onze Company Complexity Payroll-enquête in te vullen. Deze enquête stelt je vragen over de salarisadministratie van jouw bedrijf om je daarna een indicatief beeld te geven van de complexiteit van je loonadministratie.
