HR-complexiteit wegnemen
Op dat moment gebruikte Centrica twee afzonderlijke instanties van SAP, één in het United Kingdom en één in Noord-Amerika. Toen ze hun organisatie echt begonnen te globaliseren, leidden de losgekoppelde HR-systemen en de bijbehorende kosten tot frustraties bij het leiderschapsteam en Centrica nam vanwege de complexiteit van HR de beslissing om over te stappen op Workday als hun belangrijkste HR-platform. Er werden gezamenlijke ontdekkingssessies gehouden tussen Centrica en Strada Solutions, die de wereldwijde standaardisatie en harmonisatie van processen stimuleerden.
De HR-technologie van Centrica bood onze mensen echt niet de eersteklas gebruikerservaring die we voor onze klanten ontwikkelden, ze verdienden beter.
Rob Kok
Vice-president van HR-technologie Centrica
De behoeften van Centrica
- Op zoek naar een volledig geïntegreerd, mobiel ready, people management platform dat kan worden geleverd via lean cloudtechnologie.
- Visie om de beste werknemerservaring op de markt te creëren door alle bijbehorende personeelsprocessen te transformeren om eenvoudige, gestandaardiseerde, wereldwijde sjablonen te gebruiken om aanzienlijke bedrijfsefficiëntie mogelijk te maken.
- Het inzicht in en de verlaging van de servicekosten na het realiseren van hun ondersteuningskosten waren aanzienlijk.
- Verbeter de gegevenskwaliteit, zodat werknemers direct beschikbare gegevens efficiënter kunnen analyseren en erop kunnen reageren.
- Versnel de tijd tot aanwerving.
- Eenvoudig, geïntegreerd technologie- en leverancierslandschap.
- 24/7 verbonden en mondige medewerkers.
Uitdagingen in verband met de complexiteit van HR
De huidige HR- en payrollsystemen, -processen en -activiteiten van Centrica waren uiterst complex, waaronder:
- 23 systemen: 5 HR-, 7 payroll- en 11 tijdregistratiesystemen.
- 355 sjablonen: 175 verschillende sjablonen voor werknemerscontracten en 180 sjablonen voor aanbiedingsbrieven.
- Slechts 6% van alle HR-verzoeken in Noord-Amerika werd via selfservice ingediend.
- 20.000 maandelijkse e-mails: Meer dan 20.000 e-mails van HR-activiteiten worden maandelijks verspreid in zowel het VK als Noord-Amerika.
- Aanzienlijke herstructureringen na de strategische herziening van Centrica voegden een extra laag complexiteit toe aan het project.
- Centrica was de eerste wereldwijde implementatie van Workday en HR Services sinds Strada Solutions Kloud in 2015 overnam.
- Grootschalige implementatie vereiste de ontwikkeling van meer dan 80 integraties, waaronder een complexe bidirectionele integratie met alle bestaande SAP Payroll-systemen in het United Kingdom en Noord-Amerika.
- Strada Solutions had een strikt programmabeheer nodig om ervoor te zorgen dat aan alle beveiligings- en risicovereisten werd voldaan.
- Het implementeren van een ‘big-bang’-aanpak is altijd een potentieel risico, aangezien het implementeren van alle softwaremodules binnen Workday in het hele bedrijf op dezelfde dag geen ruimte laat voor fouten.
Geleverde diensten
- Toepassing van de standaardmethodologie van Strada Solutions, gebruikmakend van onze ervaring met het implementeren en werken voor andere organisaties.
- Ontdekkingssessies die uiteindelijk de wereldwijde procesdefinitie bepalen.
- Verander- en testbeheer Workday.
- Voorbereiding van de operationele procedure voor het doorlopende leveringsteam van Strada Solutions.
- 12 maanden durende ‘big bang’-implementatie van wereldwijde Workday met geplande toekomstige fasen voor salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en leren.
- Configuratie van HCM, secundaire arbeidsvoorwaarden, talent, afwezigheid, vergoeding, werving, tijd, kosten, integraties, dataconversie en rapportage.
- Ontwikkeling en implementatie van meer dan 80 integraties binnen en buiten Workday.
- Workday heeft een interface ontwikkeld om te koppelen aan SAP Payroll-systemen voor payroll in het United Kingdom en Noord-Amerika.
We kijken ernaar uit om onze langdurige samenwerking met Centrica en de volgende fase van hun reis voort te zetten.
Dave Portsmouth
Directeur HR & Financial Solutions EMEA Strada Solutions
Resultaten
- 37.000 werknemers wereldwijd en 12.000 tijdelijke werknemers in 6 landen, waaronder het United Kingdom, de United States of America, Canada, Ireland, Norway en Netherlands.
- De grootste wereldwijde transformatie in de geschiedenis van Centrica en het allereerste Centrica-systeem dat op persoonlijke apparaten kan worden geïmplementeerd.
- Strada Solutions + Workday zorgde voor een impactvolle, innovatieve en gerichte verandering die gebruikmaakte van een uitgebreid verandernetwerk en tegelijkertijd met succes concurreerde om aandacht in een overvol luchtruim.
- Voor het eerst heeft Centrica één overzicht van zijn vaste en contractuele medewerkers, waardoor managers de kosten beter in de hand kunnen houden.
- Werknemers hebben gemiddeld aanzienlijk meer HR-transacties per dag, waarbij de meesten toegang hebben tot het HR-systeem via mobiele apparaten.
- Aanzienlijke kostenbesparingen in technologie na het elimineren van meer dan 30 HR- en IT-systemen die worden gebruikt voor het beheer van het personeelsbestand van Centrica.