Waarom vertrouwen zoveel bedrijven nog steeds op spreadsheets bij payrollverwerking?

Bedrijven over de hele wereld zijn altijd op zoek naar manieren om hun payrollsystemen naar een hoger niveau te tillen.

De huidige ongekende technologische vooruitgang biedt hun een schat aan kansen. Van toegenomen automatisering tot cloudtechnologie en AI: nieuwe oplossingen zijn direct en regelmatig beschikbaar voor bedrijven die hun payroll-landschap willen verbeteren en optimaliseren.

Het kan een verrassing zijn dat volgens onze enquête onder 271 bedrijven in 42 landen 51% nog steeds vertrouwt op spreadsheets om hun salarisadministratie te verwerken.

Waarom zouden bedrijven die de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van automatisering en integratie binnen handbereik hebben, afhankelijk blijven van methoden die zo achterhaald lijken?

Hoewel het verleidelijk kan zijn om dit eenvoudigweg te wijten aan ‘weerstand tegen verandering’ of ‘oude gewoontes niet willen doorbreken’ zijn er vaker praktische redenen voor dit blijvende vertrouwen:

1. Gebrek aan systeemintegratie – Het huidige payrollsysteem kan niet vlot gegevens uit hun HCM importeren.
2. Kosten/tijd – Zorgen over de kosten en tijd die gemoeid zijn met het upgraden van het payrollsysteem.
3. Gebrek aan vertrouwen in een geautomatiseerd systeem om de complexiteit van hun salarisadministratie aan te kunnen. Twijfels over het vermogen van een geautomatiseerd systeem om op kundige wijze audits uit te voeren en de nauwkeurigheid van de gegevens te garanderen.

We zullen deze redenen gedetailleerder onderzoeken en mogelijke oplossingen verkennen om deze zorgen weg te nemen.

Gebrek aan systeemcompatibiliteit

Het hebben van zowel een hoogwaardige HCM als een moderne payrolloplossing staat niet noodzakelijkerwijs gelijk aan een naadloze integratie.

Veel bedrijven werken op systemen die geen directe export van gegevens tussen hun HR- en payrollsystemen toestaan, wat betekent dat ze spreadsheets uit hun HCM moeten exporteren die vervolgens in hun loonsysteem kunnen worden ingevoerd.

Ontslag vormt vaak een extra complicatie. Wanneer medewerkers worden ontslagen, trekken sommige payrollsystemen hun toegang tot het systeem onmiddellijk in. Hierdoor is het voor hen moeilijk om toegang te krijgen tot de laatste betalings- en belastinggegevens, wat het gebruik van spreadsheets noodzakelijk maakt.

Voor sommige bedrijven is het bijhouden van spreadsheets bij hun accountants, die deze meestal gedurende het belastingjaar bewaren, een werkbare oplossing.

Integratiekosten/-tijd

Hoewel veel organisaties grif erkennen dat het upgraden van hun systemen de noodzaak voor spreadsheets zou wegnemen, beschouwen zij integraties als te duur en te tijdrovend om de investering te rechtvaardigen.

Sommigen vinden dat hun bedrijf te snel beweegt om de vertragingen op te vangen die een implementatie met zich kan meebrengen. Anderen zijn bang dat het voortdurende onderhoud van een geïntegreerd systeem hen verder zal vertragen.

Hoewel deze organisaties misschien niet helemaal tevreden zijn met het gebruik van spreadsheets bij hun loonverwerking, leiden hun zorgen over het integratieproces, met de potentiële kosten en het onderhoud op lange termijn, hen tot de overtuiging dat ze het simpelweg moeten doen met wat ze hebben.

Gebrek aan vertrouwen in geautomatiseerde systemen

Ten slotte vertrouwen veel bedrijven eenvoudigweg niet op geautomatiseerde, geïntegreerde systemen om de specifieke complexiteit van de payrollverwerking van hun bedrijf aan te kunnen. Ze twijfelen aan het vermogen van zelfs de meest geavanceerde software om met de verschillende datastromen om te gaan en zijn van mening dat berekeningen die met spreadsheets worden uitgevoerd betrouwbaarder zijn.

In gelijkaardige gevallen gebruiken sommige bedrijven die geïntegreerde systemen voor salarisverwerking gebruiken nog altijd spreadsheets voor audits, afstemmingen en analyses, of gegevenscontroles na de integratie, omdat ze het gevoel hebben dat dit de meest bruikbare en betrouwbare methode blijft en essentieel is voor de pre- en post-payroll-beoordeling.

Alternatieve oplossingen voor payrollspreadsheets

Hoewel de afhankelijkheid van spreadsheets bij payrollverwerking vaak voortkomt uit praktische redeneringen, is het belangrijk dat bedrijven zich ervan bewust worden dat er alternatieve oplossingen beschikbaar zijn.

1. Hoewel het zeker waar is dat, zelfs bij sommige toonaangevende systemen, de integraties tussen de HCM- en payrolloplossing van een organisatie beperkt kunnen zijn, zijn er ook oplossingen die naadloze integraties garanderen. Daardoor worden spreadsheets en handmatige gegevensexport overbodig.
2. Gelijkaardig zijn er geïntegreerde systemen die de toegang tot de informatie over medewerkers niet onmiddellijk afsluiten in geval van ontslag, waardoor een eenvoudige, geautomatiseerde verwerking van de definitieve loonstroken enz. mogelijk is.
3. Het implementeren van een nieuwe HR- en payrolloplossing is geen triviale overweging. Uiteraard zal elk bedrijf willen nadenken over de tijd en het geld dat het nodig heeft om in een transformatie te investeren.
4. Hoewel HR- en payrolltransformaties niet van de ene op de andere dag plaatsvinden, kan de tijd die in transformatieprojecten wordt geïnvesteerd aanzienlijk worden verkort door nauw samen te werken met deskundige implementatiepartners.
5. Ervaren implementatieteams kunnen bedrijven helpen bij het ontwerpen van alomvattende integratiestrategieën om vertragingen en complicaties te minimaliseren, terwijl ze ook flexibel genoeg blijven om snel en efficiënt om te gaan met onvoorziene omstandigheden.
6. Op dezelfde manier zouden bedrijven die worstelen met zorgen over de kosten van een HR- en payrolltransformatieproject er goed aan doen om na te denken over de langetermijnbesparingen die het project kan opleveren. Een investering in integratie vandaag kan morgen een aanzienlijke ROI betekenen.
7. Gegevensnauwkeurigheid zal altijd een topprioriteit zijn bij loonverwerking. Het vertrouwen op geautomatiseerde systemen met gevoelige bedrijfsgegevens kan sommige bedrijven begrijpelijkerwijs terughoudend maken. Maar zijn audits, analyses en afstemmingen uitgevoerd op spreadsheets werkelijk betrouwbaarder dan die uitgevoerd door geïntegreerde systemen?
8. In een tijd waarin technologische innovatie zich zo snel ontwikkelt, kan het moeilijk zijn om gelijke tred te houden met de verbazingwekkende mogelijkheden die sommige van de nieuwste ontwikkelingen te bieden hebben. De waarheid is dat de beste geïntegreerde systemen een gegevensnauwkeurigheid van 99,99% kunnen leveren.

Spreadsheets nog steeds de beste optie?

Geen enkele organisatie wil vertrouwen op verouderde en inefficiënte payrollsystemen. De bedrijven die nog steeds gebruik maken van spreadsheets bij hun loonverwerking doen dit omdat ze denken dat dit de beste optie is voor hun organisatie.

Daarom is het essentieel dat deze bedrijven toegang hebben tot de nieuwste informatie over de beperkingen van spreadsheets en de mogelijkheden van volledig geïntegreerde en geautomatiseerde HR- en salarissystemen.

Met de huidige technologische innovaties binnen handbereik zou geen enkele organisatie het gevoel mogen hebben dat ze vastzitten aan hun huidige systeem.