Perché molte aziende si affidano ancora ai fogli di calcolo per l’elaborazione delle buste paga?

Le aziende di tutto il mondo sono alla continua ricerca di soluzioni per migliorare il livello del proprio sistema di gestione payroll.

I progressi tecnologici senza precedenti di oggi offrono un grande ventaglio di opportunità. Dall’aumento dell’automazione all’avvento del cloud e dell’intelligenza artificiale, le nuove soluzioni per le aziende che cercano di migliorare e ottimizzare il quadro del loro payroll sono disponibili e diffuse.

Secondo quanto risulta dal nostro sondaggio su 271 aziende in 42 Paesi, può sorprendere che il 51% di esse si affidi ancora a fogli di calcolo come Excel o Google Sheet per le buste paga.

Per quale ragione, aziende che hanno a disposizione le ultimissime tecnologie nel campo dell’automazione e integrazione continuano ad affidarsi a metodi che si possono definire obsoleti?

Sebbene si possa essere tentati di attribuire questo fenomeno alla “resistenza al cambiamento” o alle “vecchie abitudini dure a morire”, spesso le ragioni di questa continua dipendenza sono di natura pratica:

1. Mancanza di integrazione tra i sistemi: il sistema di payroll attualmente in uso non è in grado di importare in modo semplice i dati della gestione del capitale umano (HCM).
2. Tempi e costi: dubbi relativi ai costi e ai tempi necessari per l’aggiornamento del sistema di payroll.
3. Diffidenza sulla gestione della complessità del sistema di payroll mediante un sistema automatizzato: dubbi sulla capacità di un sistema automatizzato di svolgere audit e garantire l’accuratezza dei dati.

Esamineremo più dettagliatamente questi motivi e vaglieremo le possibili soluzioni per affrontare queste problematiche.

Incompatibilità tra i sistemi

Disporre di strumenti HCM di qualità e di una soluzione payroll moderna non garantisce necessariamente un’integrazione perfetta tra di essi.

Molte aziende utilizzano sistemi che non consentono l’esportazione diretta dei dati tra i sistemi delle risorse umane e quelli del payroll, il che si traduce nella necessità di esportare fogli di calcolo dall’HCM, da caricare successivamente nel motore payroll.

Le cessazioni dei rapporti lavorativi spesso comportano un’ulteriore complicazione. Nei casi di licenziamento, alcuni sistemi di payroll revocano immediatamente all’ex dipendente l’accesso al sistema, rendendo difficile il recupero delle informazioni sui pagamenti finali e relative tasse, con il conseguente bisogno del supporto dei fogli di calcolo.

Per alcune aziende la soluzione più praticabile è la conservazione dei fogli di calcolo presso un contabile, che tende a conservarli per tutta la durata dell’anno fiscale.

Costi e tempi di integrazione

Nonostante molte aziende siano consapevoli che l’aggiornamento dei sistemi eliminerebbe la necessità dei fogli di calcolo, queste ritengono comunque che l’integrazione sia troppo costosa e che richieda troppo tempo rispetto all’investimento.

Altre compagnie ritengono che i loro tempi di lavoro siano troppo veloci da potersi permettere di affrontare i ritardi che un’eventuale implementazione potrebbe comportare. Altre ancora sostengono che la manutenzione continua di un sistema integrato sia un ulteriore rallentamento.

Anche se l’uso di fogli di calcolo per l’elaborazione delle buste paghe non sia comunque del tutto convincente, le reticenze sul processo di integrazione, con i potenziali costi e la manutenzione a lungo termine, le portano ad accettare loro malgrado lo stato delle cose e lavorare con gli strumenti di cui già dispongono.

Mancanza di fiducia nei confronti dei sistemi automatizzati

Infine, molte aziende semplicemente non si fidano dei sistemi automatizzati e integrati per gestire le complessità specifiche dell’elaborazione del loro payroll. Inoltre, mettono in dubbio la capacità dei software più sofisticati di gestire i diversi flussi di dati, ritenendo che i calcoli effettuati con i fogli di calcolo siano più affidabili.

In casi analoghi, alcune aziende che utilizzano sistemi integrati per l’elaborazione payroll continuano comunque a utilizzare i fogli di calcolo come strumenti di verifica, riconciliazione e analisi, o per i controlli dei dati successivi all’integrazione, con la convinzione che essi rimangano il metodo più utile e affidabile, essenziale per la revisione prima e dopo l’erogazione dei pagamenti.

Soluzioni alternative al payroll con fogli di calcolo

Dato che spesso il ricorso ai fogli di calcolo per l’elaborazione delle buste paga è motivato da ragioni pratiche, è importante che le aziende conoscano le soluzioni alternative esistenti.

1. C’è da ammettere che, anche tra alcuni dei sistemi leader del mercato, l’integrazione tra strumenti HCM e payroll di un’azienda può essere limitata. Eppure esistono soluzioni che garantiscono una perfetta integrazione, eliminando così la necessità dei fogli di calcolo e dell’esportazione manuale dei dati.
2. Allo stesso modo, esistono sistemi integrati che in caso di cessazione del rapporto di lavoro non interrompono istantaneamente l’accesso alle informazioni dei dipendenti in questione, permettendo di elaborare in modo semplice e automatizzato le buste paga finali e via dicendo.
3. L’implementazione di una nuova soluzione per le risorse umane e il payroll non è una considerazione da prendere alla leggera. Naturalmente, ogni compagnia dovrà valutare il tempo e il denaro da investire nella trasformazione.
4. Sebbene la trasformazione delle risorse umane e del payroll non avvenga dall’oggi al domani, il tempo investito in essa può essere ridotto drasticamente lavorando a stretto contatto con partner esperti nell’implementazione.
5. L’esperienza del personale di implementazione può aiutare le aziende a progettare strategie di integrazione globali, che riducono al minimo ritardi e complicazioni, senza rinunciare all’agilità utile ad affrontare in modo rapido ed efficiente gli imprevisti.
6. Analogamente, le compagnie che si preoccupano dei costi di un progetto di trasformazione delle risorse umane e delle buste paga dovrebbero considerare attentamente i risparmi a lungo termine che questo può offrire. Un investimento in integrazione oggi può significare un significativo ritorno sull’investimento domani.
7. L’accuratezza dei dati sarà sempre una priorità assoluta nell’elaborazione delle buste paga e sappiamo che affidare i dati sensibili a sistemi automatizzati potrebbe far diffidare alcune aziende. Ma siamo sicuri che le verifiche, le analisi e la riconciliazione eseguite su fogli di calcolo siano davvero più affidabili di quelle eseguite da sistemi integrati?
8. In un’epoca in cui l’innovazione tecnologica progredisce a un ritmo così rapido, può essere difficile tenere il passo con le sorprendenti capacità che alcuni degli ultimi sviluppi possono offrire. La realtà ci mostra che i migliori sistemi integrati possono fornire un’accuratezza dei dati del 99,99%.

I fogli di calcolo sono ancora l’opzione migliore?

Nessuna compagnia desidera affidarsi a sistemi di payroll obsoleti e inefficienti. Le aziende che ancora oggi utilizzano fogli di calcolo come Excel o Google Sheet per l’elaborazione del payroll, lo fanno perché ritengono che sia l’alternativa migliore per la loro organizzazione.

Per questo è essenziale che le aziende in questione abbiano a disposizione le informazioni più recenti sui limiti che i fogli di calcolo comportano, e sulle capacità dei sistemi di risorse umane e payroll completamente integrati e automatizzati.

Con le attuali innovazioni tecnologiche a portata di mano, nessuna compagnia dovrebbe sentirsi ancorata obbligatoriamente al sistema che ha attualmente in uso.