Warum verlassen sich noch immer so viele Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Tabellen in Spreadsheets?

Weltweit sind Unternehmen ständig auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, um ihre Payroll-Systeme zu optimieren.

Die aktuellen technologischen Fortschritte bieten dafür zahlreiche Möglichkeiten. Von zunehmender Automatisierung über Cloud-Technologien bis hin zu KI sind neue Lösungen für Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterentwickeln und verbessern wollen, jederzeit problemlos verfügbar.

Es mag überraschend sein, dass laut unserer Umfrage aus 271 Unternehmen in 42 Ländern immer noch ganze 51 % ihre Lohnabrechnung mit Spreadsheets abwickeln.

Warum sollten Unternehmen, denen modernste Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, weiterhin von Methoden abhängig sein, die so veraltet zu sein scheinen?

Es wäre zwar naheliegend, dies einfach auf den „Widerstand gegen Veränderungen“ oder „alte Gewohnheiten“ zu schieben, aber oft gibt es praktische Gründe für diese Beständigkeit:

1. Mangelnde Systemintegration – Das derzeitige Gehaltsabrechnungssystem kann die Daten aus dem HCM-System nicht reibungslos importieren.
2. Kosten-/Zeitaufwand – Bedenken hinsichtlich der Kosten und des Zeitaufwands, die mit der Aufrüstung des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems verbunden sind.
3. Mangelndes Vertrauen in automatisierte Systeme zur Bewältigung der Komplexität der Lohnabrechnung – Zweifel an der Fähigkeit einer automatisierten Payroll-Integration, interne Audits korrekt durchzuführen und die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten.

Wir werden diese Gründe genauer untersuchen und nach Lösungsmöglichkeiten suchen, um die Bedenken zu beseitigen.

Mangelnde Systemkompatibilität

Eine sowohl hochwertige HCM- als auch moderne Gehaltsabrechnungslösung zu besitzen, bedeutet nicht unbedingt eine nahtlose Integration dieser Systeme.

Viele Unternehmen verwenden Systeme, die keinen direkten Datenexport zwischen ihren HR- und Payroll-Systemen zulassen. Sie müssen daher zunächst aus ihrem HCM-System Spreadsheets exportieren, die dann in ihr Payroll-System eingespeist werden können.

Arbeitsverhältnisses wird bei einigen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen der Zugang zum System sofort gesperrt, was den Zugriff auf Abschlusszahlungen und Steuerinformationen erschwert, sodass Tabellenkalkulationen (Spreadsheets) erforderlich sind.

Für einige Unternehmen ist die Aufbewahrung von Spreadsheets bei ihren Buchhaltern, die diese in der Regel für die Dauer des Steuerjahres aufbewahren, eine praktische Lösung.

Integrationskosten/-zeit

Obwohl viele Unternehmen bereitwillig zugeben, dass ein Upgrade ihrer Systeme den Bedarf an Tabellenkalkulationen beseitigen würde, halten sie Integrationen für zu kostenintensiv und zeitaufwendig, um die Investition zu rechtfertigen.

Einige Unternehmen sind der Ansicht, dass ihre Geschäfte zu schnell laufen, um die Verzögerungen, die eine Umsetzung mit sich bringen könnte, zu berücksichtigen. Andere befürchten, dass die regelmäßige Wartung eines integrierten Systems sie noch zusätzlich verlangsamen würde.

Auch wenn diese Unternehmen mit der Verwendung von Tabellenkalkulationen für die selbst erstellte Lohnabrechnung nicht zufrieden sind, glauben sie aufgrund ihrer Bedenken hinsichtlich des Integrationsprozesses, der potenziellen Kosten und der langfristigen Wartung, dass sie sich mit dem, was sie haben, einfach abfinden müssen.

Mangelndes Vertrauen in automatisierte Systeme

Viele Unternehmen vertrauen zudem einfach nicht darauf, dass automatisierte, integrierte Payroll-Integrationssysteme die spezifischen Komplexitäten der Lohn- und Gehaltsabrechnung ihres Unternehmens bewältigen können. Sie bezweifeln, dass selbst die fortschrittlichste Software in der Lage sein kann, ihre verschiedenen Datensätze zu verarbeiten, und glauben, dass Berechnungen mit Tabellenkalkulationen zuverlässiger sind.

Einige Unternehmen, die bereits integrierte Systeme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einsetzen, verwenden nach wie vor Tabellenkalkulationen für Revisionen, Abgleiche und Analysen oder für die Datenüberprüfung nach der Integration, da sie dies immer noch für die geeignetste und zuverlässigste Methode und für unerlässlich für die Überprüfung vor und nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung halten.

Alternative Lösungen für Payroll-Spreadsheets

Auch wenn der Rückgriff auf Spreadsheets bei der Lohnabrechnung oft auf praktischen Überlegungen beruht, ist es wichtig, Unternehmen darauf aufmerksam zu machen, dass ihnen alternative Lösungen zur Verfügung stehen.

1. Es stimmt zwar, dass selbst bei einigen marktführenden Systemen die Integrationsmöglichkeiten zwischen der HCM- und Payroll-Lösung eines Unternehmens begrenzt sein können. Jedoch gibt es Lösungen, die eine nahtlose Integration gewährleisten, sodass keine Spreadsheets und kein manueller Datenexport mehr erforderlich sind.
2. Zudem gibt es integrierte Systeme, die den Zugang zu den Mitarbeiterdaten im Falle einer Kündigung nicht sofort sperren und eine einfache, automatisierte Verarbeitung der letzten Gehaltsabrechnungen usw. ermöglichen.
3. Die Implementierung einer neuen HR- und Payroll-Integration ist keine triviale Angelegenheit. Natürlich wird jedes Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand für die Umstellung abwägen.
4. Doch auch wenn Transformationen im Personalbereich und in der Lohnabrechnung nicht von heute auf morgen stattfinden, kann die Zeit, die in diese Umstellungsprojekte investiert wird, durch die enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Implementierungspartnern erheblich verkürzt werden.
5. Ein erfahrenes Implementierungsteam kann Unternehmen dabei helfen, umfassende Integrationsstrategien zu entwickeln, um Zeitverluste und Komplikationen zu minimieren und gleichzeitig flexibel genug zu sein, um schnell und effizient auf unvorhergesehene Umstände zu reagieren.
6. Gleichzeitig sollten Unternehmen, die sich Sorgen über die Kosten eines Projekts zur HR- und Payroll-Umstellung machen, die langfristigen Einsparungen bedenken, die das Projekt bieten kann. Eine heutige Investition in die Integration kann schon morgen einen erheblichen ROI bedeuten.
7. Datengenauigkeit wird bei der Lohnabrechnung immer oberste Priorität haben, und das Anvertrauen sensibler Unternehmensdaten an automatisierte Systeme kann einige Unternehmen verständlicherweise misstrauisch machen. Aber sind Audits, Analysen und Anpassungen, die in Tabellenkalkulationen durchgeführt werden, wirklich zuverlässiger als diejenigen, die von integrierten Systemen durchgeführt werden?
8. In einer Zeit, in der die technologische Innovation so schnell voranschreitet, kann es schwierig sein, mit den verblüffenden Möglichkeiten Schritt zu halten, die einige der jüngsten Entwicklungen zu bieten haben. Tatsache ist jedoch, dass die besten integrierten Systeme eine Datengenauigkeit von 99,99 % liefern können.

Spreadsheets immer noch die beste Option?

Kein Unternehmen möchte sich auf veraltete und ineffiziente Gehaltsabrechnungssysteme verlassen. Jene Unternehmen, die nach wie vor für Gehaltsabrechnungen Tabellen in Spreadsheets verwenden, tun dies, weil sie glauben, dass es die beste Option für ihr Unternehmen sei.

Darum ist es unerlässlich, dass diese Unternehmen über die neuesten Informationen über die Grenzen von Spreadsheets und die Möglichkeiten voll integrierter und automatisierter HR- und Payroll-Systeme auf dem Laufenden bleiben.

Bei den verfügbaren technologischen Innovationen von heute sollte sich kein Unternehmen mehr mit einem System zufriedengeben, nur weil es bereits verwendet wird.