Les entreprises du monde entier sont toujours à la recherche de moyens pour améliorer le traitement des salaires.
Les progrès technologiques considérables actuels leur offrent une multitude d’opportunités. De l’automatisation croissante au cloud, en passant par l’IA, de nouvelles solutions sont rapidement et régulièrement mises à la disposition des entreprises qui cherchent à améliorer et à optimiser leur gestion de la paie.
Le plus surprenant ? D’après notre sondage réalisé auprès de 271 entreprises dans 42 pays, 51 % d’entre elles utilisent encore des feuilles de calcul pour la gestion de la paie.
Pourquoi les entreprises ayant à leur portée les dernières avancées en matière d’automatisation et d’intégration informatique continuent-elles à dépendre de méthodes qui semblent si obsolètes ?
S’il est tentant de mettre cela sur le compte de la « peur du changement » ou des « vieilles habitudes qui ont la vie dure », cette dépendance persistante s’explique souvent par des facteurs concrets :
- Manque d’intégration informatique : le système de paie actuel des entreprises n’est pas en mesure d’importer facilement les données de leur système de gestion des ressources humaines.
- Coût et temps : présence de préoccupations concernant le coût et le temps nécessaires à la mise à niveau des systèmes de paie.
- Manque de confiance dans l’automatisation des processus complexes de gestion de la paie : existence de doutes quant à la capacité d’un système automatisé à faire des audits et à garantir l’exactitude des données.
Nous allons examiner ces raisons plus en détail et explorer des solutions possibles pour répondre à ces préoccupations.
Manque de compatibilité des systèmes
Disposer à la fois d’un système de gestion des ressources humaines de qualité et d’une solution de traitement des salaires moderne ne rime pas nécessairement avec intégration informatique transparente.
De nombreuses entreprises utilisent des systèmes qui ne permettent pas l’exportation directe de données entre leur système de gestion des ressources humaines et leur système de paie. Elles doivent donc exporter des feuilles de calcul à partir de leur système de gestion des ressources humaines et les introduire ensuite dans leur logiciel de paie.
Les licenciements posent souvent problème. Lorsque les salariés sont licenciés, certains systèmes de paie retirent immédiatement leur accès au système. Cela rend difficile l’accès aux informations relatives aux derniers paiements et aux impôts, d’où la nécessité de conserver des feuilles de calcul à portée de main.
Pour certaines entreprises, une solution viable consiste à laisser les feuilles de calcul à leur comptable, qui a tendance à les conserver pendant toute la durée de l’exercice fiscal.
Coût et temps d’intégration
Alors que de nombreuses organisations reconnaissent volontiers que des systèmes intégrés élimineraient le besoin de feuilles de calcul, elles estiment que les intégrations sont trop coûteuses et prennent trop de temps pour justifier cet investissement.
Certaines d’entre elles considèrent que leur entreprise évolue trop rapidement pour supporter les possibles retards entraînés par une mise en œuvre. D’autres craignent que la maintenance permanente d’un système intégré ne les ralentisse encore davantage.
Ces organisations ne sont pas entièrement satisfaites de l’utilisation de feuilles de calcul pour la gestion de la paie. Pourtant, leurs appréhensions concernant le processus d’intégration informatique, en raison de ses coûts potentiels et de sa maintenance à long terme, les amènent à croire qu’elles sont obligées de s’en tenir à leur système actuel.
Manque de confiance dans l’automatisation des processus
Enfin, de nombreuses entreprises ne font tout simplement pas confiance aux systèmes intégrés et automatisés pour gérer les complexités spécifiques de la gestion de la paie dans leur entreprise. Elles doutent de la capacité des logiciels de paie (même les plus sophistiqués) à traiter leurs différents flux de données et estiment que les calculs effectués à l’aide de feuilles de calcul sont plus fiables.
De même, certaines entreprises ayant des systèmes intégrés en place pour le traitement des salaires continuent d’utiliser des feuilles de calcul pour les tâches suivantes : audits, rapprochements, analyses, contrôle des données après intégration, etc. Pourquoi donc ? Tout simplement parce qu’elles estiment que les feuilles de calcul restent la méthode la plus utile et la plus fiable, et qu’elles sont essentielles à l’examen des données avant et après la paie.
Solutions alternatives aux feuilles de calcul pour le traitement de la paie
Si la dépendance à l’égard des feuilles de calcul pour le traitement gestion de la paie est souvent motivée par des raisons concrètes, il est important que les entreprises sachent que d’autres solutions s’offrent à elles.
- Il faut bien admettre que, même parmi les systèmes leaders du marché, les intégrations entre un système de gestion des ressources humaines et un système de gestion de la paie peuvent être limitées. Toutefois, il existe des solutions qui garantissent des intégrations informatiques transparentes, éliminant le besoin de feuilles de calcul et d’exportation manuelle des données.
- De même, il existe des systèmes intégrés qui ne coupent pas instantanément l’accès du salarié à ses données en cas de licenciement, ce qui permet un traitement facile et automatisé des dernières fiches de paie, etc.
- La mise en place d’un nouveau système de gestion des ressources humaines et d’un nouveau logiciel de paie n’est pas un projet anodin. Naturellement, toute organisation devra tenir compte du temps et de l’argent qu’elle aura à investir dans sa transformation.
- Cependant, bien que les changements en matière de gestion des ressources humaines et de la paie ne se fassent pas du jour au lendemain, le temps investi dans ces projets de transformation peut être réduit de manière significative en travaillant en étroite collaboration avec des partenaires experts dans la mise en œuvre.
- Des équipes de mise en œuvre expérimentées peuvent aider les entreprises à élaborer des stratégies d’intégration complètes afin de minimiser les retards et les complications, tout en restant suffisamment flexibles pour faire face rapidement et efficacement aux imprévus.
- Parallèlement, les entreprises qui s’inquiètent du coût d’un projet de modernisation de gestion des ressources humaines et de la paie ont tout intérêt à prendre en compte les économies à long terme que ce projet peut leur permettre de réaliser. Un investissement dans un système intégré aujourd’hui peut se traduire par un retour sur investissement significatif demain.
- L’exactitude des données sera toujours une priorité absolue dans la gestion de la paie. C’est pourquoi il est tout à fait compréhensible que certaines entreprises soient méfiantes à l’idée de confier leurs données sensibles à des systèmes automatisés. Cependant, faire des audits, des analyses et des rapprochements sur des feuilles de calcul est-il réellement plus fiable que sur des systèmes intégrés ?
- À une époque où l’innovation technologique progresse à une vitesse fulgurante, il peut être difficile de suivre les possibilités époustouflantes qu’offrent certaines des dernières évolutions. En effet, les meilleurs systèmes intégrés peuvent offrir une précision des données de 99,99 %.
Les feuilles de calcul restent-elles la meilleure option ?
Aucune entreprise ne souhaite s’appuyer sur des systèmes de paie obsolètes et inefficaces. Les entreprises qui utilisent encore des feuilles de calcul pour la gestion de la paie le font parce qu’elles pensent que c’est la meilleure option pour leur organisation.
C’est pourquoi il est essentiel que ces entreprises aient accès à des informations actualisées sur les limites des feuilles de calcul et sur les capacités des systèmes entièrement intégrés et automatisés de gestion des ressources humaines et de la paie.
Avec les innovations technologiques d’aujourd’hui à portée de main, aucune organisation ne devrait se sentir prisonnière de son système actuel.
