Aider un client de longue date à éliminer la complexité en passant à Workday: comment Strada et Centrica ont amélioré l’expérience des salariés, ce dont tout le monde a profité.

Disparition de la complexité

Lorsque Centrica, une organisation internationale du secteur de l’énergie et des services basée au Royaume-Uni, s’est adressée à Strada en 2006, elle cherchait à opérer une transformation à grande échelle cohérente de ses RH. Dans un premier temps, Strada a fourni des services RH, notamment un service de paie entièrement géré pour Centrica au Royaume-Uni. En 2012, myHR a été remplacé par HRonline, leur propre front-end en libre-service pour SAP. La portée a été étendue en 2014 pour intégrer les personnels aux États-Unis et au Canada, et le système de paie SAP a été déployé en Amérique du Nord début 2015.

À cette époque, Centrica utilisait deux instances distinctes de SAP, l’une au Royaume-Uni et l’autre en Amérique du Nord. Alors que l’entreprise commençait à véritablement mondialiser leur organisation, les systèmes RH déconnectés et les coûts associés ont entraîné des frustrations au sein de l’équipe de direction. Centrica a alors pris la décision d’adopter Workday en tant que plate-forme RH principale. Des sessions de découverte conjointes ont eu lieu entre Centrica et Strada, favorisant la normalisation et l’harmonisation des processus à l’échelle mondiale.

Il est temps de changer : les besoins de Centrica

• Vous cherchez à mettre en œuvre une plate-forme de gestion des personnes entièrement intégrée et prête pour les mobiles, qui pourrait être fournie grâce à une technologie Cloud allégée.
• L’idée est de créer la meilleure expérience employé sur le marché en transformant tous les processus associés pour adopter des modèles simples, standardisés et globaux afin de permettre une efficacité commerciale significative.
• La visibilité et la réduction des coûts de service après la réalisation de leurs coûts de support étaient considérables.
• Améliorer la qualité des données afin que les employés puissent analyser et agir plus efficacement sur les données facilement disponibles.
• Réduire la période d’embauche.
• Technologie simple et intégrée, et paysage des fournisseurs.
• Des employés connectés et autonomes 24h/24 et 7j/7

Défis

Les systèmes, processus et opérations RH et de paie actuels de Centrica étaient extrêmement complexes, notamment:

• 23 systèmes : 5 systèmes RH, 7 systèmes de paie et 11 systèmes d’enregistrement du temps.
• 355 modèles : 175 modèles de contrats d’employés différents et 180 modèles de lettres d’offre.
• Libre-service peu utilisé : seulement 6 % de toutes les demandes RH en Amérique du Nord ont été soumises en libre-service.
• 20 000 e-mails mensuels : plus de 20 000 e-mails d’opérations RH distribués mensuellement au Royaume-Uni et en Amérique du Nord.
• Une restructuration importante consécutive à l’examen stratégique de Centrica a rendu le projet encore plus complexe.
• Centrica a été le premier déploiement mondial de Workday et de services RH depuis que Strada a racheté Kloud en 2015.
• Le déploiement à grande échelle a nécessité le développement de plus de 80 intégrations, y compris une intégration bidirectionnelle complexe avec tous les systèmes de paie SAP existants au Royaume-Uni et en Amérique du Nord.
• Pour que toutes les exigences en matière de sécurité et de risque soient respectées, Strada avait besoin qu’une gouvernance de programme stricte soit appliquée.
• L’adoption d’une approche rapide pose toujours un risque potentiel, car le déploiement de tous les modules logiciels de Workday dans l’ensemble de l’entreprise le même jour ne laisse aucune marge d’erreur.

Services fournis

• Application de la méthodologie standard de Strada, en tirant parti de notre expérience de déploiement et d’exploitation pour d’autres organisations.
• Les sessions de découverte conduisent finalement à la définition de processus globaux.
• Gestion des changements et des tests Workday.
• Préparation des procédures d’exploitation pour l’équipe de livraison continue de Strada.
• Déploiement rapide sur 12 mois de la fonctionnalité globale Workday, avec des phases futures prévues pour couvrir la paie, les avantages sociaux et l’apprentissage.
• Configuration de HCM, avantages sociaux, talents, absences, rémunération, recrutement, temps, dépenses, intégrations, conversion de données et reporting.
• Développement et déploiement de plus de 80 intégrations dans et hors Workday.
• Workday a développé une interface de liaison avec les systèmes de paie SAP pour la paie au Royaume-Uni et en Amérique du Nord.

Les résultats parlent d’eux-mêmes

• 37 000 salariés dans le monde et 12 000 collaborateurs extérieurs dans 6 pays : Canada, États-Unis, Irlande, Norvège, Pays-Bas et Royaume-Uni.
• La plus grande transformation mondiale de l’histoire de Centrica et le tout premier système Centrica déployable sur des appareils personnels.
• Avec Workday, Strada a opéré un changement significatif, innovant et ciblé, qui a tiré parti d’un vaste réseau de changement tout en rivalisant avec succès pour attirer l’attention dans un espace aérien encombré.
• Pour la première fois, Centrica a une vue d’ensemble unique de son personnel permanent et contractuel, ce qui permet aux gestionnaires de garder un contrôle plus strict sur les coûts.
• En moyenne, les employés réalisent nettement plus de transactions RH chaque jour, la plupart accédant au système RH via des appareils mobiles.
• Économies significatives sur la technologie grâce à la suppression de plus de 30 systèmes RH et informatiques servant à gérer les effectifs de Centrica.

À propos de Strada

En tant que fournisseur de premier plan de solutions de capital humain, nous aidons nos clients et leurs employés à naviguer dans la complexité de la santé, de la richesse et des ressources humaines. Nous combinons une technologie axée sur les données et centrée sur l’utilisateur avec une attention et des services personnalisés pour offrir une expérience client satisfaisante. Nos collègues experts répartis dans 28 centres mondiaux aident 23 millions de personnes et les 11 millions de membres de leur famille à simplifier leur vie professionnelle et privée, aujourd’hui et à l’avenir. Chez Strada, nous réinventons la façon dont les personnes et les organisations prospèrent.