Case Study
Case study: Standardizzazione l'arma segreta dei sistemi HR e payroll di Repsol
Al momento della prima conversazione di Repsol, una società energetica spagnola, con Strada, i suoi sistemi di buste paga esistenti non erano più in grado di supportare una struttura di retribuzione e premi in crescita e sempre più complessa.
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Sede
Madrid, Spain -
Fondate
1987 -
Industria
Energia -
Personale
25,000 -
Paesi
30+
Key Facts:
- Le buste paga di Respol venivano effettuate su un sistema SAP vecchio di 20 anni e questo significava che era limitato nella capacità di supportare un moderno business internazionale.
- Il processo di gestione delle buste paga era complesso da gestire e non era standardizzato in tutta l'azienda.
- Ha faticato a gestire i requisiti di rendicontazione, normativi e legali specifici per ogni paese.
- Di conseguenza, era spesso necessario un intervento manuale, il che significava che la compilazione dei report delle informazioni di gestione richiedeva molto tempo.
Data la sua presenza globale, la società energetica spagnola Repsol gestisce dipendenti e relativi processi payroll in diversi paesi. Poiché i suoi processi di payroll erano un po’ datati, si sono rivolti a noi per migliorarli.
I problemi principali
Repsol utilizzava SAP come sistema payroll in dieci paesi. Poiché il sistema è stato implementato oltre vent’anni fa, era progettato in base al modello di payroll che esisteva allora. Ciò lo rendeva estremamente complesso, disomogeneo e affetto da problemi di incompatibilità molto specifici per ogni paese.
L’avvento di sistemi HCM basati sul cloud, che promuovono l’adozione di processi globali e standard, ha messo in luce la necessità, per Repsol, di rivedere il proprio sistema payroll e sostituirlo con uno più semplice e standardizzato che si integri con quello di HCM.
La nostra soluzione
In collaborazione con Repsol, abbiamo condotto una disamina completa del sistema per individuarne le carenze e documentarne lo stato e i processi attuali.
Questa analisi ha fornito a Repsol un punto di vista diverso, basato sulle best practice del settore e sulla nostra pluriennale esperienza con altri clienti, e ha permesso definire la soluzione ottimale.
Il progetto
Lavorando insieme, abbiamo redatto un piano con oltre 30 iniziative di miglioramento volte a semplificare il sistema di payroll attuale standardizzandolo e migliorando l’integrazione con la soluzione HCM esistente, Workday.
L’opinione di Repsol
“Gli ottimi risultati sono dovuti al lavoro di squadra. Ogni persona è un’esperta nel proprio campo, ma è la combinazione di tutti gli input a produrre un vero valore aggiunto.”
“Se dovessi rifarlo, includerei una fase di realizzazione, ovvero una volta analizzato il sistema e definito il modello ottimale, la fase successiva sarebbe realizzarlo. In questo modo si eviterebbe di scartare proposte preziose senza averle prima provate.”
Risultati e progetti futuri
È previsto un secondo progetto finalizzato a implementare i miglioramenti in SAP.
Inoltre è previsto anche un altro progetto Repsol-Strada per migliorare l’integrazione tra SAP e Workday sfruttando la standardizzazione e la semplificazione ottenute con il progetto del 2019.
L’esperienza è stata molto positiva. Se dovessi indicare un aspetto in particolare, direi il vantaggio di lavorare con un team multidisciplinare esperto.
Carolina Calvo
Global Payroll Administration Manager di Repsol