Las empresas siempre buscan formas para mejorar su sistema de gestión de nóminas.
Los increíbles avances de la tecnología actual ofrecen una gran variedad de oportunidades al alcance de las empresas que buscan potenciar y optimizar su sistema de gestión de nóminas. Desde el auge de la automatización y la tecnología en la nube hasta la IA, las nuevas soluciones de las que continuamente disponen estas empresas son casi infinitas.
Por este mismo motivo, puede resultar sorprendente que, según la encuesta que hicimos a 271 empresas de 42 países, el 51 % aún dependan de las hojas de cálculo para gestionar sus nóminas.
¿Por qué las empresas siguen dependiendo de métodos rudimentarios cuando tienen a su alcance los servicios de automatización e integración más avanzados e innovadores?
Aunque sea fácil pensar que es debido a la resistencia al cambio o que cuesta acabar con las viejas costumbres, a menudo hay muchas razones pragmáticas que respaldan esta dependencia:
- La falta de un sistema de integración. Su sistema de nóminas actual presenta dificultades a la hora de integrar los datos de gestión del capital humano (HCM).
- El coste y el tiempo. Dudas sobre el coste y el tiempo necesarios para actualizar el sistema de nóminas.
- La falta de confianza en los sistemas automatizados a la hora de gestionar la complejidad del sistema de nóminas. Dudas sobre la capacidad de un sistema automatizado de poder llevar a cabo auditorías correctamente y asegurar la precisión de los datos.
A continuación, examinaremos todas estas razones en detalle y veremos sus posibles soluciones.
Falta de compatibilidad con el sistema
Disponer de una HCM de calidad y una solución innovadora para la gestión de nóminas no asegura una integración sin complicaciones.
Muchas empresas trabajan con sistemas que no permiten la exportación directa de los datos existentes entre los sistemas de nóminas y de RR. HH., lo que significa que las hojas de cálculo se tienen que exportar desde su HCM y, solo después, se pueden incluir en el motor de nóminas.
Las rescisiones de contrato también presentan una dificultad añadida. Cuando se rescinde el contrato de un empleado, algunos sistemas de nóminas revocan su acceso de inmediato. Esto dificulta que el empleado disponga de acceso al pago final y al certificado de retenciones, por lo que es crucial tener las hojas de cálculo a mano.
Para algunas empresas, disponer de la contabilidad en hojas de cálculo, que se suelen guardar durante el curso del año fiscal, es la solución más práctica.
Coste y tiempo de la integración
Aunque muchas empresas son conscientes de que con la actualización de sus sistemas eliminarían su dependencia de las hojas de cálculo, perciben la integración como un proceso demasiado costoso y largo para poder justificar la inversión.
Algunas creen que su empresa está avanzando demasiado rápido para poder lidiar con los retrasos que puede conllevar la implementación de estos cambios. A otras les preocupa que el mantenimiento continuo que requieren los sistemas integrados ralentice aún más el progreso de la empresa.
Aunque puede que estas empresas no estén del todo contentas con el uso de hojas de cálculo para gestionar las nóminas, sus temores ante el proceso de integración, con sus potenciales costes y mantenimiento a largo plazo, les hacen pensar que simplemente están destinadas a seguir como están.
Falta de confianza en los sistemas automatizados
Por último, muchas empresas simplemente no se fían de los sistemas automatizados e integrados a la hora de lidiar con las dificultades concretas que presenta su sistema de gestión de nóminas. Dudan de la capacidad de incluso los programas más sofisticados para gestionar varios flujos de datos distintos y creen que los cálculos que se hacen en Excel son más fiables.
En otros casos, algunas empresas que sí usan sistemas integrados para la gestión de nóminas aún usan hojas de cálculo para las auditorías, conciliaciones y análisis, o para las revisiones posintegración. Esta práctica hace pensar que las hojas de cálculo son imprescindibles para las comprobaciones previas y posteriores de las nóminas, y que son la herramienta más práctica y fiable para ello.
Soluciones alternativas a las nóminas en Excel
Aunque la dependencia de las hojas de cálculo en la gestión de nóminas a menudo se basa en motivos pragmáticos, es importante que las empresas sean conscientes de que tienen soluciones alternativas a su alcance.
- Es cierto que, incluso entre los sistemas líderes del mercado, las integraciones entre la HCM de la organización y la solución para las nóminas pueden ser limitadas. Sin embargo, existen soluciones que garantizan una integración sin complicaciones, lo que elimina la necesidad de mantener las hojas de cálculo y de exportar los datos de forma manual.
- Asimismo, existen sistemas integrados que no suspenden el acceso a la información del empleado de inmediato en caso de rescisión del contrato, lo que permite procesar de forma sencilla y automatizada la última nómina, etc.
- Implementar un nuevo sistema de nóminas y RR. HH. no es un tema que se deba tomar a la ligera, por lo que es obvio que cualquier empresa quiera tener en cuenta el tiempo y el dinero que necesitará invertir en su transformación.
- Cabe recordar que, aunque la transformación del sistema de nóminas y RR. HH no ocurre de la noche a la mañana, el tiempo invertido en los proyectos de transformación se puede reducir considerablemente si se trabaja con socios expertos en su implementación.
- Los equipos expertos en implementación pueden ayudar a las empresas a diseñar estrategias de integración completas para minimizar los retrasos y las complicaciones, además de resolver de manera ágil cualquier imprevisto que surja.
- Asimismo, es recomendable que las empresas que se preocupan por el coste de un proyecto de transformación del sistema de nóminas y HH. RR consideren los beneficios a largo plazo que puede ofrecer un proyecto de estas características. Invertir en integración hoy puede traducirse en ROI mañana.
- Por otro lado, la precisión de los datos siempre será una prioridad en la gestión de nóminas, y la cuestión de confiar datos sensibles a sistemas automatizados puede provocar cierto recelo. Sin embargo, ¿las auditorías, los análisis y las conciliaciones en Excel son realmente más fiables que las que se han creado con sistemas integrados?
- Con la velocidad vertiginosa a la que avanza la tecnología, puede resultar difícil mantenerse al día de las increíbles capacidades que pueden ofrecer algunas de las últimas innovaciones. La realidad es que los mejores sistemas de integración pueden proporcionar una precisión de los datos del 99,99 %.
¿Las hojas de cálculo siguen siendo la mejor opción?
Ninguna empresa quiere depender de sistemas de gestión de nóminas ineficientes o desactualizados. Aquellas empresas que aún usan las hojas de cálculo para la gestión de nóminas lo hacen porque creen que es la mejor solución para su empresa.
Por este motivo, es clave tener acceso a la información más actualizada sobre las limitaciones de las hojas de cálculo y sobre las capacidades de los sistemas totalmente automatizados e integrados de nóminas y RR. HH.
Con las tecnologías actuales a su alcance, ninguna empresa debería sentir que está destinada a seguir como está.
