Caso di studio
Come Repsol ha semplificato il sistema payroll esistente attraverso la standardizzazione e il miglioramento dell’integrazione con Workday
Quando Repsol, una società energetica spagnola, ha iniziato la prima conversazione con Strada, i suoi sistemi payroll esistenti non erano più in grado di supportare una struttura di retribuzione e benefit in crescita e sempre più complessa.
Key Facts:
- Il payroll in Repsol veniva gestito tramite un sistema SAP di 20 anni fa, il che significava che era limitato nel supportare un business internazionale moderno.
- Il processo di payroll era complesso da gestire e non era standardizzato in tutta l’azienda.
- Risultava difficile gestire i requisiti di reporting, normativi e legali specifici per ogni Paese. Di conseguenza, era spesso necessario un intervento manuale, rendendo estremamente lungo il processo di raccolta dei report di gestione.
La sfida del sistema payroll di Repsol
In 10 Paesi, il payroll di Repsol veniva eseguito su un sistema SAP di circa 20 anni. Pur essendo all’avanguardia all’epoca dell’installazione, il sistema SAP risultava via via sempre più limitato per la portata e le funzionalità necessarie a supportare un business moderno e internazionale.
Di conseguenza, il processo payroll era complesso da gestire: non esisteva standardizzazione aziendale e mancava la flessibilità per includere i requisiti di reporting, normativi e legali specifici di ciascun Paese. L’intervento manuale era frequente e richiedeva moltissimo tempo per ottenere report di gestione completi.
La collaborazione con Strada
Il primo passo di Strada è stato effettuare una diagnosi completa del sistema. Quest’audit ha fornito a Repsol una panoramica accurata della configurazione attuale, comprese le potenziali limitazioni, i rischi e i costi di eventuali malfunzionamenti. Tutto questo è stato confrontato con possibili soluzioni.
Successivamente, Strada ha lavorato con il team di Repsol per definire una soluzione payroll che potesse servire al meglio l’azienda sia oggi sia in futuro. È stato deciso che un sistema HCM cloud avrebbe fornito processi standardizzati e globali fondamentali. Questo non solo sarebbe stato più efficiente da gestire, ma si sarebbe anche integrato con l’attuale sistema HCM, eliminando ulteriormente il potenziale di errori umani e creando una fonte unica di dati sulla forza lavoro.
Lavorando insieme, Repsol e Strada hanno creato una guida con oltre 30 iniziative di miglioramento. Queste iniziative avrebbero semplificato il sistema payroll esistente di Repsol attraverso la standardizzazione e il miglioramento dell’integrazione con l’HCM esistente, Workday.
“L’esperienza è stata molto positiva. Se dovessi indicare un aspetto in particolare, direi il vantaggio di lavorare con un team multidisciplinare di esperti.”
“Gli ottimi risultati sono dovuti al lavoro di squadra. Ogni persona è esperta nel proprio campo, ma è la combinazione di tutti gli input a produrre un vero valore aggiunto.”
“Se dovessi rifarlo, inserirei una fase di realizzazione ovvero una volta analizzato il sistema e definito il modello ottimale, la fase successiva sarebbe realizzarlo. In questo modo si eviterebbe di scartare proposte valide prima ancora di poterle realizzare.”
Carolina Calvo Global Payroll Administration Manager, Repsol
