TELUS International ottimizza la tecnologia e i processi finanziari per ottenere insight più approfonditi, integrati e in tempo reale

La sfida di TELUS prima di Workday Financial Management

TELUS International è cresciuta rapidamente attraverso numerose acquisizioni, con molte delle sue regioni che un tempo operavano come entità indipendenti. Questo ha portato all’adozione di diversi sistemi legacy sparsi nel mondo, spesso non connessi tra loro né alla struttura centrale dell’azienda. Per TELUS era quindi necessario un sistema in grado di unificare dati e processi finanziari su scala globale, come Workday Financial Management.

“Abbiamo iniziato con sistemi separati per HR, finanza e pianificazione e quando hai tutti questi sistemi distinti e non hai una strategia globale, l’alternativa è il buon vecchio foglio di calcolo.”

Mark Howitz Senior Director ERP e IT di TELUS International, ha dichiarato

Prima dell’implementazione, i fogli di calcolo venivano utilizzati ampiamente per condividere dati e consolidare informazioni mensilmente. Questo approccio risultava poco efficace per la collaborazione, difficile da controllare in termini di versioni dei dati e limitava la capacità di ottenere report globali completi per prendere decisioni informate di business. 

L’implementazione globale di Workday Financial Management

TELUS International ha valutato diversi partner per la propria implementazione globale, scegliendo alla fine Strada per l’esperienza globale e la proposta più solida in termini di strategia di deployment, con l’obiettivo di portare il sistema in produzione nel minor tempo possibile. In collaborazione con Strada, TELUS ha progettato, testato e implementato i seguenti moduli:

• Financial Management
• Procurement
• Supplier Accounts
• Expenses
• Customer Accounts
• Business Assets
• Banking & Settlement
• Project Work Management
• Budgets 

Il progetto è iniziato con una fase di discovery e design globale, ritenuta fondamentale per il successo dell’implementazione. La leadership di TELUS desiderava adottare processi globali abilitati dal cloud, consentendo a ogni regione di operare in modo coerente pur rispettando gli obblighi di conformità locale. Strada ha guidato TELUS attraverso tutte le opzioni disponibili, offrendo consigli su come configurare al meglio il tenant Workday con workflow efficienti per le operazioni quotidiane.

“Hai bisogno di un partner con esperienza che ti accompagni passo dopo passo. Strada ci ha mostrato il sistema, consigliandoci le best practice basate sulla loro esperienza. Così, quando è arrivato il momento di attivare il sistema, avevamo una comprensione chiara di come usarlo in modo efficace ed efficiente.”

La strategia di deployment è stata articolata in due fasi: nella prima fase, le regioni corporate e quelle più grandi — Stati Uniti e Canada — sono andate live seguendo una timeline di 39 settimane, seguita da un periodo di stabilizzazione e supporto di 32 settimane. Nella seconda fase, le regioni restanti (Filippine, El Salvador, Guatemala, Bulgaria, Romania e Regno Unito) sono state attivate in circa 25 settimane, con ulteriori sei settimane di supporto e stabilizzazione. 

“Con Workday, abbiamo centralizzato HR, finanza e pianificazione sulla stessa piattaforma, eliminando molte delle difficoltà precedenti. Ora l’azienda può accedere a dati in tempo reale fino al livello transazionale nel finance, migliorando capacità di pianificazione, analisi e comprensione delle componenti di costo e performance, e di conseguenza la qualità delle decisioni strategiche.”

Durante la stessa fase di implementazione, TELUS ha esteso la funzionalità includendo Workday Adaptive Planning e Professional Services Automation per Stati Uniti, Canada, Filippine, El Salvador, Guatemala, Bulgaria, Romania e Regno Unito. Parallelamente, TELUS ha annunciato l’acquisizione di due ulteriori entità in Irlanda e India, che sono state integrate nella stessa istanza Workday grazie al design globale già predisposto. 

“Strada ci ha mostrato il sistema, consigliandoci le best practice basate sulla loro esperienza. Così, quando è arrivato il momento di attivare il sistema, avevamo una comprensione chiara di come usarlo in modo efficace ed efficiente.”

Mark Howitz Senior Director ERP e IT di TELUS International

Guardando al futuro con Strada e Workday

Al termine delle fasi iniziali di deployment, TELUS International ha annunciato l’acquisizione di un’importante organizzazione europea, ampliando le proprie operazioni con circa 8.000 dipendenti in 10 Paesi (tra cui Germania, Spagna, Turchia, Romania, Svizzera, Austria, Lettonia, Polonia, Bosnia, Slovacchia e Francia). Strada è stata nuovamente scelta per estendere l’implementazione di Workday nei nuovi Paesi, con un deployment completamente virtuale. Il piano include l’attivazione di moduli chiave quali Financial Accounting, Expenses, Procurement, Business Assets, Banking & Settlement, Customer Accounts & Contracts, Supplier Accounts, Projects e Adaptive Planning entro il prossimo anno.

Mark Howitz sottolinea che una delle chiavi per essere agili in tempi incerti è valutare ciò che funziona e ciò che deve cambiare. Con Workday Financial Management, TELUS può ora prendere decisioni aziendali in tempo reale, senza dover attendere la chiusura di periodo o di fine anno per accedere ai report — un cambiamento che ha trasformato profondamente il modo di lavorare dell’azienda.